1. AVISO DE POLÍTICA DE PRIVACIDAD
La presente política tiene la finalidad de informar a sus clientes, proveedores y trabajadores el tratamiento de datos personales que ORIONOIL ER S.A. y ORION ENERGY OCANOPB S.A. (en adelante, ORION) realiza de conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), el Reglamento y demás normativa aplicable.
Definición: Para los propósitos de la presente política, se considera como dato personal cualquier dato que identifica o hace identificable a una persona natural. Asimismo, aplicarán todas las demás definiciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
2. ALCANCE
El presente documento hace referencia a lo siguiente:
1. Identificación y dirección del responsable;
2. Fines del tratamiento y tipo de información personal que recopilamos;
3. La base legal para el tratamiento de los datos;
4. Tiempo por el cual se conserva la información;
5. Mecanismos de almacenamiento de la información;
6. Derechos de los titulares y medios a través de los cuales se pueden ejercer;
7. Personas con las que se comparte la información;
8. Modificaciones a la Política de Privacidad.
3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO ORION, domiciliado en Ecuador, funge como responsable de tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores, colaboradores y postulantes. Tal y como lo indica la ley, ORION en su calidad de responsable de tratamiento, garantiza que ha aplicado las medidas técnicas, jurídicas, organizativas y administrativas necesarias para proteger los datos personales.
4. FINES DEL TRATAMIENTO
En cada una de nuestras plataformas y por medio de nuestros canales oficiales de comunicación manejamos la información personal de conformidad con lo dispuesto en la presente Política de Privacidad. En virtud del giro de negocio de nuestra compañía, trataremos los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades:
Clientes
• Contacto con posibles clientes
• Actualización de datos del cliente
• Envío y comunicación de información a través de medios digitales
• Celebración de contratos
• Suscripción de acuerdos, políticas y protocolos
• Gestión de relación comercial
• Registro de clientes en sistemas y plataformas relacionadas de las empresas ORION
• Transferencia de datos entre empresas relacionadas
• Realizar procesos de debida diligencia y verificación de información en fuentes de acceso público
• Atención de reportes de casos relacionados a conductas no éticas, violaciones a la legislación, regulaciones o políticas internas realizadas a través de la plataforma
Proveedores
• Gestión de selección y calificación de proveedores
• Celebración de contratos
• Gestión de la relación comercial de prestación de servicios o comercialización de bienes a favor de ORION
• Celebración de acuerdos, políticas y protocolos
• Ejecución de auditorías por parte de ORION y/o terceros
• Gestión de ingreso de proveedores a instalaciones de las empresas
• Realizar procesos de debida diligencia y verificación de información en fuentes de acceso público
• Transferencia de datos entre empresas relacionadas
Colaboradores
• Suscripción de contratos laborales
• Acceso a beneficios sociales del colaborador
• Dar cumplimiento con las obligaciones legales y contractuales emanadas de la relación laboral
• Capacitaciones a los colaboradores, en plataformas propias y de clientes
• Registro de datos biométricos para control de ingresos y salidas
• Celebración de acuerdos, políticas y protocolos
• Actualización de datos personales
• Ejecución de pruebas toxicológicas
• Gestión de las obligaciones derivadas de la relación laboral
• Llevar a cabo exámenes ocupacionales y pre-ocupacionales
• Realizar procesos de debida diligencia y verificación de información en fuentes de acceso público
• Transferencia de datos entre empresas relacionadas
Postulantes
• Procesos de reclutamiento y/o selección de nuevos colaboradores
• Contratación del personal
• Almacenamiento de información para futuros procesos de selección
• Realizar procesos de debida diligencia y verificación de información en fuentes de acceso público
• Exámenes médicos para aptitud médica
• Evaluaciones técnicas y de conocimientos
• Ejecución de pruebas toxicológicas
La información recopilada por medio de nuestros sistemas de videovigilancia y de nuestras bitácoras de acceso será utilizada a fin de preservar la seguridad de los establecimientos, bienes muebles e infraestructura mediante un control formal de accesos físicos en las instalaciones de ORION de proveedores, clientes, trabajadores y demás visitantes.
5. BASES DE LEGITIMACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Las bases de legitimación para el tratamiento de la información que obtiene ORION son:
I. Consentimiento expreso del titular, brindado voluntariamente de conformidad con la Ley en los casos aplicables
II. Mandato legal, basados en la normativa que regula el negocio de ORION, o cualquier norma jurídica que obligue a realizar el tratamiento respectivo
III. Cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con el titular
IV. Interés legítimo de ORION o de un tercero
V. Datos obtenidos de fuentes de acceso público
VI. En los casos que aplique, interés vital del interesado
No se requerirá consentimiento cuando se trate de información que provenga de fuentes públicas; sea información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; en casos de urgencia médica o sanitaria; o cuando el tratamiento sea exigido por Ley.
Conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos, los datos financieros y crediticios del titular serán tratados solamente para la finalidad de análisis previa autorización del titular, y no serán comunicados o difundidos a terceros no autorizados, ni podrán tener cualquier finalidad secundaria.
La información personal permite a ORION llevar a cabo los procesos necesarios para brindar el servicio contratado.
6. TIEMPO DE CONSERVACIÓN
Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad correspondiente, así como por el plazo que se encuentre establecido en la Ley o normativa aplicable a ORION.
Luego de ese tiempo, los datos conservados podrán ser resguardados debidamente anonimizados o pseudonimizados. Estos datos serán utilizados con fines estadísticos y de análisis interno.
7. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Los datos recogidos por ORION serán conservados en cualquiera de las bases de datos, las cuales cuentan con las medidas físicas, administrativas, tecnológicas, legales y organizativas que la ley ordena.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los derechos sobre los datos personales podrá solicitar a ORION, vía correo electrónico, el ejercicio de los derechos de los que se crea asistido de conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento y demás normativa aplicable.
La dirección a la que el titular puede enviar dicho requerimiento es: protecciondatos@orionenergy.com
Los derechos que el titular puede ejercer son:
i. Información:
El titular podrá solicitar a ORION que se le informe sobre los fines y bases de legitimación para el tratamiento; tiempo de conservación de sus datos; existencia de una base de datos en la que constan sus datos personales; identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento; y demás información conforme a la Ley.
ii. Acceso:
El titular podrá solicitar a ORION el acceso a todos los datos personales y la información sobre su tratamiento sin mediar justificación, siempre que sea razonable y no constituya abuso del derecho.
iii. Rectificación y actualización:
El titular podrá solicitar que cualquier dato erróneo o desactualizado sea corregido o modificado.
Es obligación del titular proporcionar información verídica y exacta. ORION podrá verificar información con fuentes públicas o estatales.
iv. Eliminación:
El titular podrá solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no exista razón para su tratamiento.
ORION podrá conservarlos si una autoridad lo requiere, por razones de interés público o obligación legal.
v. Oposición:
El titular podrá oponerse al uso de sus datos si considera que se tratan para finalidades distintas o no necesarias.
vi. Suspensión del tratamiento:
El titular podrá solicitar el cese temporal del tratamiento cuando:
• Impugne la exactitud de los datos
• Se presuma tratamiento ilícito
• ORION ya no los necesite pero el titular los requiera para reclamos
• Considere que no existe justificación de interés legítimo o público
9. TRANSFERENCIA O COMUNICACIÓN DE DATOS PERSONALES
ORION podrá compartir datos con encargados de tratamiento que actúan como proveedores.
Verificará que cuenten con medidas legales, tecnológicas y administrativas adecuadas, y suscribirá documentos de confidencialidad.
Si se requiere, ORION solicitará consentimiento al titular para transferencias específicas, detallando su finalidad.
10. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
ORION podrá transferir o ceder datos a socios comerciales, empresas relacionadas, asesores o prestadores de servicios fuera del país, cumpliendo la Ley.
Las transferencias podrán realizarse cuando:
I. La autoridad declare países u organizaciones con nivel adecuado de protección
II. El responsable o encargado ofrezca garantías adecuadas
III. Existan normas corporativas vinculantes
IV. Exista autorización de la Autoridad de Protección de Datos
También podrán realizarse si:
I. Los datos son requeridos para competencias institucionales
II. El titular otorga consentimiento explícito
III. La transferencia es necesaria por obligación legal
IV. La transferencia es necesaria para ejecutar un contrato o medidas precontractuales
V. Es necesaria por interés público
VI. Es necesaria para colaboración judicial, investigaciones, operaciones bancarias, defensa de reclamaciones o proteger intereses vitales
11. CAMBIOS A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Las actualizaciones serán notificadas a través del sitio web o canales digitales de ORION, informando cualquier eventualidad que pueda afectar el tratamiento de datos personales, sin perjuicio de los derechos del titular.